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Accessというデータベースソフトが難しすぎる『もっとゆるく使うには?』

MicrosoftのAccessは難しい

データベースを学ぼうとしてMicrosoft社のAccessをPCにインストールしたのだけど使い方が分からず挫折してしまった。

そんな経験をされている人が少なくないようです。
多くのAccess入門者は何処で躓いてしまうのでしょう。

データベースの入門に適していないAccess

初心者がデータベースソフトについて学ぼうとした場合、まず目を付けるのがMicrosoftのAccessではないでしょうか?

ほかにフリーソフトや無名のソフトウェア会社から出ている製品がありますが、どれも突出して良い評価を受けているものはありません。
まず、ここが初心者にとってデータベースを難解にしている原因の一つです。

マイナーなソフトウェアを使ってデータベースの知識を取得しても、ゆくゆく使いこなしたいと思っているAccessに移行することを考えた場合、せっかく身につけた手法が役に立たない。あるいは蓄積されたデータをスムーズに移行できないという不安があります。

書店で参考図書を探そうにも、並んでいるのはMS_Accessについてのものばかり、まるでAccessを習得しないとデータベースを活用できないかのように錯覚してしまいます。

ただし、このように皆が使いこなしてみたいAccessは、企業が複雑なデータの集計や抽出をするのに特化していて、あまり入門者に対して優しいものではありません。

一般向けには多機能化しすぎている

Accessに限ったことではなく、同じマイクロソフトのExcelでも言えることですが、開発者側の立場としては分かりやすいアプリケーションでありたいとともに、複雑な処理もこなせる、いわゆるハイエンドなアプリケーションでありたいのです。

多くのビギナーがAccessに馴染めない理由はここにあります。
開発者が良かれと思い盛り込んだ、高度な機能や拡張性は初心者にはあまり意味がありません。

Accessの中のデータベースソフトとしての基本機能を探り出し、これだけは理解しておきたい部分を確認することが必要です。

ゼロからAccessを使い始めるヒント

データベースの知識が全くない人がAccessを使い始めるためのヒントとしては、Accessをカード型データベースとして使ってみることをお勧めします。

扱うデータをオーソドックスなテーブル表示(リスト形式)と、一つのレコード(Excelで言う行)を画面ウインドウの一面に並べて閲覧編集ができるカード形式として表示できるのがカード型データベースと理解して良いでしょう。

身近なもので、よく年賀状の宛名印刷に使われる住所管理ソフトなどは、ほぼカード型データベースのようなものです。 こう考えるとデータベースの基本というのは以外に身近で理解しやすいものです。

レコードの一つ一つを編集や確認のしやすいように画面に並べ、編集後にはリスト形式での表示も可能である。こうした単純な構成はAccessの中でも当然に実現可能で、こうした簡易的な操作は習得にそれほど時間がかからないことでしょう。

このAccessが持つカード型データベースとして簡単に運用可能であるという特徴はExcelとの大きな違いでもあります。Excelでカード型データベースの機能を実現しようとすると、かなりの技量が必要になってくるのです。

このように、データベースソフトの基本機能を使いこなし、表計算ソフトとの違いを理解していくことが、Accessに限らずデータベースソフトを理解していくことにつながることでしょう。

ゆるい使い方でMS Accessというものに慣れる

当サイトでは、商品情報の取りまとめや生産管理の効率化を目指すような、組織の利益へ直接的に恩恵をもたらすAccessの使い方ではなく、初歩的なデータベースソフトウェアの仕組みを理解できるようなAccessの使い方の例を次のページを例に取り上げてみました。

増えるデスクの付箋をMS-Accessで片づけ「メモ整理はデータベースで解決」

ゼロからデータベースを導入するにあたっては難しい専門用語の壁にぶつかることがよくあります。

専門用語を理解することも大事ですが、まずはソフトウェアの仕組みに慣れ親しむことも苦手意識を少なくするという意味で重要なことです。

Accessについて解説している多くの書籍や専門サイトは、クエリについての理解の仕方などデータベースを理解するための難しい用語や概念が中心に解説されていることが多くアプリケーションに慣れるための手段は解説されていないのがほとんどです。

リンク先の関連ページでは、難しく感じるデータベースの理解と並行して「ゆるく簡単な」Accessの使い方の例をあげてみました。

他と違った角度からAccessに挑戦してみたいときなど参考にしてみてください。

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